Главный специалист сектора по организации работы коллегиальных органов администрации Волновахского муниципального округа Донецкой Народной Республики

Обязанности

Планирование работы коллегиальных органов. Формировать проекты планов работы комиссий, советов, рабочих групп и иных коллегиальных органов; отслеживать исполнение планов, актуализировать сроки и состав мероприятий. Подготовка заседаний. Организовывать проведение заседаний: уведомлять участников, формировать повестку, собирать материалы и проекты решений, обеспечивать наличие кворума, готовить помещения и технические средства (в т. ч. ВКС). Документационное обеспечение. Готовить проекты протоколов, решений, поручений и сопутствующих документов; обеспечивать их согласование, подписание и доведение до исполнителей; контролировать оформление в соответствии с правилами делопроизводства. Ведение документооборота и архива. Регистрировать входящие материалы для рассмотрения коллегиальными органами, вести номенклатуру дел, формировать комплекты документов, обеспечивать хранение и передачу в архив по установленным срокам. Контроль исполнения решений. Ставить на контроль поручения, зафиксированные в протоколах; отслеживать сроки исполнения, запрашивать промежуточные отчёты, готовить сводные справки о выполнении, фиксировать снятие с контроля. Взаимодействие и координация. Согласовывать вопросы между структурными подразделениями администрации, внешними организациями и членами коллегиальных органов; организовывать обмен информацией, запросы дополнительных материалов, привлечение экспертов. Информационное сопровождение. Размещать на официальном сайте и в рабочих каналах связи повестки, протоколы, решения, анонсы и итоги заседаний; обеспечивать доступ участников к материалам в установленном порядке. Работа с обращениями и запросами. Рассматривать поступающие предложения, замечания и запросы по вопросам деятельности коллегиальных органов, готовить проекты ответов, направлять запросы в компетентные подразделения. Методическая поддержка. Консультировать сотрудников администрации по порядку подготовки материалов к заседаниям, требованиям к оформлению проектов решений и срокам согласования; при необходимости разрабатывать памятки и регламенты. Обеспечение соблюдения регламентов. Контролировать соблюдение установленного порядка работы коллегиальных органов (регламенты, положения, порядки), фиксировать отклонения и предлагать меры по их устранению.

Требования

Законодательство и регламенты: ФЗ № 131 Об общих принципах организации местного самоуправления, ФЗ № 25 О муниципальной службе, основы административного и трудового права, антикоррупционное законодательство. Делопроизводство и документооборот: правила оформления документов, номенклатура дел, сроки хранения, работа с входящей/исходящей корреспонденцией, регистрация и контроль исполнения поручений. Регламенты администрации и коллегиальных органов: положения о комиссиях/советах, регламенты заседаний, порядок подготовки повесток, проектов решений и протоколов. Информационная безопасность и работа с данными: правила обращения со служебной информацией, основы защиты персональных данных (ФЗ № 152), правила доступа и хранения электронных документов. Организация мероприятий: планирование заседаний, координация участников, подготовка помещений и ВКС, контроль кворума и повестки. Работа с документами: подготовка проектов протоколов, решений, поручений, справок; редактирование и согласование текстов; контроль сроков и корректности оформления. Контроль исполнения: постановка поручений на контроль, отслеживание сроков, запрос отчётов, формирование сводок и снятие с контроля. Координация и коммуникация: взаимодействие с подразделениями администрации, внешними организациями, членами комиссий; умение договариваться, фиксировать договорённости, вести переписку. Цифровые навыки: уверенное владение офисным пакетом (Word, Excel, PowerPoint), справочно-правовыми системами, электронной почтой и календарями. Стрессоустойчивость и тайм‑менеджмент: способность работать в сжатые сроки, расставлять приоритеты, держать в голове несколько параллельных процессов.

Адрес места работы

Донецкая Народная республика, Волновахский район, г. Волноваха, Героя России Владимира Жоги улица, 1

Обновлено 1.10.2026 · Сообщить об ошибке