Секретарь руководителя

Обязанности

• производит выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя
• вносит информацию в планировщик (органайзер)
• согласовывает с руководителем время планируемых действий
• согласовывает телефонные переговоры, встречи и мероприятия с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками
• информирует руководителя о регламенте намеченных мероприятий
• предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий
• формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций. осуществляет выбор и оформление планировщика секретаря
• ведет дневник (на электронном и (или) бумажном носителе)
• согласовывает планы с планами и сроками работы руководителя
• распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу)
• выполняет перенос невыполненных запланированных задач
• выполняет типичные ежедневные дела. ведет базу телефонных контактов руководителя
• соединяет руководителя с конкретными абонентами
• подготавливает материалы для телефонных переговоров руководителя
• регистрирует поступающие в приемную телефонных звонков
• перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям руководителя и сотрудникам
• получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону
• устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров
• оказывает помощь руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций. подготавливает проект служебного задания руководителя
• осуществляет заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя
• оформляет программы поездки, уточняет особенности протокола планируемых мероприятий
• подготавливает документы к поездке руководителя
• уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки
• прорабатывает маршрут руководителя, увязывает его с расписанием транспорта. организует личный прием посетителей руководителем
• устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей
• содействует оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации
• организует прием деловых партнеров в офисе
• организует обслуживание руководителя и его деловых партнеров в офисе
• осуществляет сервировку чайного (кофейного) стола в офисе

Требования

коммуникабельность, дисциплинированность

Навыки

Адрес места работы

Волгоградская область, г Волгоград, 7-й Гвардейской улица, дом: Д.19 А;

Сообщить об ошибке