Главный специалист

Обязанности

Обеспечивать контроль документооборота Администрации района (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). Вести базу данных справочников внутренних и внешних телефонов Администрации района. Организовывать телефонные переговоры Главы муниципального района, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения работников Администрации района их содержание. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Главой района (сбор необходимых материалов, оповещение участников о дате, времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация). Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Принимать и регистрировать поступающую на имя Главы района корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым порядком, и передавать после ее рассмотрения Главой района в структурные подразделения Администрации района или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Принимать документы на подпись Главы района.

Требования

• работа с документами (владение основами делопроизводства; анализ и систематизация поступающих документов, выделение приоритетных; формирование отчетов и иных документов справочно-информационного характера; оформление документов в соответствии с требованиями унифицированной системы организационно-распорядительной документации; владение стилем делового письма)
• планирование деятельности (планирование текущей и перспективной деятельности; установление взаимосвязи между запланированными мероприятиями (строит и анализирует сетевой график); адаптация планов в соответствии с изменяющимися ситуациями)
• ведение деловых переговоров (выяснение интересов противоположной стороны; формулировка наилучшей альтернативы для обсуждаемых соглашений)
• разрешение конфликтов (управление конфликтом) (своевременное выявление и разрешение проблемных ситуаций, приводящих к конфликту; применение приемов предотвращения конфликтных ситуаций)
• работа в условиях сжатых временных рамок (концентрация своего внимания и усилий на главном; активизация всех имеющихся ресурсов для выполнения поставленных задач; эффективное планирование рабочего времени, составление расписания; распознавание и устранение причин потери времени)
• общая грамотность (логичное и грамотное выражает своих мыслей в устной речи и письменном виде; владение официально-деловым стилем русского языка; писание без ошибок)
• владение компьютером (осуществление самостоятельной подготовки всех документов, связанных с исполнением соответствующих должностных обязанностей, с использованием компьютера; владение современными средствами, методами и технологиями работы с информацией; наличие представления об аппаратном и программном обеспечении компьютера; владение основными компьютерными терминами; использование в работе локальной информационной сети; использование в работе необходимых программных обеспечений (Microsoft Office, Internet, электронная почта, справочно-информационные системы и т.п.)

Адрес места работы

Омская область, Оконешниковский район, Оконешниково рабочий поселок, Пролетарская улица, дом: Д. 73;

Сообщить об ошибке